База знаний для сотрудников компании является эффективным инструментом для систематизации имеющейся в ней информации, а также вовлечения в нее работников. В процессе ее создания возникает множество вопросов: что стоит в нее включить, как сделать ее доступной и понятной для всех сотрудников, обеспечить удобство ее управления и пополнения.
Для чего нужна база знаний
Базу знаний можно рассматривать как инструмент взаимодействия сотрудников с различными процессами в компании. Она дает возможность любому члену коллектива отыскать нужную ему информацию в одном месте. Это могут быть корпоративные стандарты, регламенты, инструкции и многое другое. Таким образом, это единая информационная система, содержащая только актуальные сведения для лучшего понимания и контроля различных понимание процессов.
Базы знаний – просто отличный помощник для новых сотрудников. Проходя процесс адаптации к новой работе, человек уже на первом этапе знакомится с коллективом через материалы компании — имеет получает доступ к профилям коллег и изучает корпоративную культуру.
Одна из основных функций базы знаний – повышение лояльности сотрудников к компании. Во-первых, из нее они и узнают обо всех процессах, протекающих внутри, а во-вторых — имеют возможность проявить себя и поделиться своим опытом.Таким образом, база знаний похожа на корпоративный журнал.
Что необходимо учесть при внедрении базы знаний
Создание базы знаний не гарантирует, что сотрудники точно ей воспользуются. Если требуется, чтобы она исполняла свои функции, ее нужно сделать частью корпоративной культуры. База знаний должна быть отражением ценностей и идей компании. При этом лучше, если это будет специальная внутренняя социальная сеть для работников и они смогут с ней взаимодействовать. А помогут в этом следующие аспекты
интересный и привлекательный визуал;
удобный и продуманный интерфейс;
постоянное обновление имеющейся информации;
публикация необходимой информации об изменениях;
увлекательная подача информации.
Стадии создания базы знаний
Если рассматривать базу знаний как инструмент, в котором важна структура, то перед тем, как создать ее в компании необходимо предусмотреть все необходимые этапы разработки:
1.Обозначим основные функции. Хоть и база данных кажется универсальной, все равно каждой компании есть свои цели и задачи. Именно поэтому потребуется соотнести подготавливаемую базу знаний с целями компании.
2.Организуем структуру. Есть возможность создания схемы базы данных на обычном листе бумаги или в специальном приложении, например в Mockflow, либо Wireframe. В структуре следует прописать:
основные темы и разделы;
распределение информации базы данных по основным разделам и направлениям работы сотрудников;
дизайн базы данных;
поиск и навигацию по базе;
лиц, ответственных за контент.
2. Определяем платформу для расположения базы данных. Базы знаний могут быть представлены в различных видах: от обычного PDF-файла до полноценной программы или сайта со всей информацией. Выбирая тот или иной формат, стоит отталкиваться от того, что будет наиболее удобным для сотрудников и на что хватит возможностей компании, так как в дальнейшем ее постоянно нужно совершенствовать.
3. Создание экспертной команда для работы с базой данных. Обязательно нужно еще с самого начала определить, кто будет заниматься продвижением, пополнением и развитием базы знаний.
В общем и целом структура базы знаний для сотрудников выглядит так:
Администратор. Им будет являться сотрудник, который добавляет в базу статьи, ищет и исправляет баги и настраивается доступы для других работников, а также отвечает на все вопросы.
Создатели и команда разработчиков базы знаний. Эти работники занимаются реализацией различных идей и нововведений, поддерживают работу платформы и занимаются постоянным обновлением.
Команда авторов материалов для базы знаний из различных отделов. Все работники компании могут быть задействованы в создании контента, но поручить отбирать контент лучше одному человеку из отдела – непосредственному руководителю. А именно он будет передавать информацию обо всех изменениях, новостях и кейсах администратору.
