Любой индивидуальный предприниматель может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо будет нанять сотрудников. Очень важно грамотно заключить трудовой договор, учитывающий основные моменты рабочих взаимоотношений. Не менее важно научиться правильно заполнять трудовые книжки специалистов.
В современных предприятиях активно используются электронные трудовые книжки, ставшие удобной альтернативой обычным бумажным. Если человек трудоустраивается впервые с 2021 года, покупать стандартную книжку на бумажном носителе ему не нужно, а работодателю придется передать данные в ПФР. Фактически, термин «электронная трудовая книжка» не имеет законодательного пояснения, ее нельзя назвать электронной копией обычной трудовой. Получается, что ИП или ООО передают сведения о сотрудниках в ПФР, где информация хранится в базах данных и доступна для предоставления в формате выписок.
Вот некоторые особенности перехода на электронные трудовые:
- Все руководители организаций обязаны были перейти на электронный формат в 2020 году.
- Сотрудники имели право выбора: оставлять бумажный вариант книжки или же отказаться от него.
- Если специалист решил оставить бумажную версию, работодатель продолжает ее вести, параллельно передавая сведения в ПФР. При отказе работника от бумажного варианта, его ведение прекращается.
Какие же преимущества и недостатки имеет переход на новый формат? Прежде всего, работодатели избавляются от бумажной работы. Если трудовая книжка была утрачена, ее не потребуется восстанавливать – все данные уже переданы в ПФР, при необходимости можно затребовать выписку. Раньше при форс-мажорных обстоятельствах, например, пожаре в офисе, где хранились книжки, приходилось затрачивать массы времени на восстановление данных.
Минус новой формы в том, что не все работодатели разобрались, как осуществить переход. Для этого нужно выполнить такие шаги:
- Сообщить персоналу о праве выбора – оставить бумажные книжки или отказаться от них.
- Не забывать сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
- Внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка.
Это предполагает со стороны руководителя определенные усилия. В то время как относительно работников недостатков нет – они могут по старинке при устройстве на работу требовать стандартного ведения бумажной трудовой или же отказаться от нее.
Очень важно не забывать о переводе, поскольку для организаций и предпринимателей, не успевших это сделать, предусмотрены серьезные штрафы. Для ИП суммы до 5 тысяч рублей, для ООО – до 50 тысяч. Штрафы могут взиматься даже за несданный отчет о трудовой деятельности. Поэтому при любом кадровом изменении не забывайте заполнять и подавать отчетность.
