Любой индивидуальный предприниматель может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо будет нанять сотрудников. Очень важно грамотно заключить трудовой договор, учитывающий основные моменты рабочих взаимоотношений. Не менее важно научиться правильно заполнять трудовые книжки специалистов.

электронная трудовая книжкаВ современных предприятиях активно используются электронные трудовые книжки, ставшие удобной альтернативой обычным бумажным. Если человек трудоустраивается впервые с 2021 года, покупать стандартную книжку на бумажном носителе ему не нужно, а работодателю придется передать данные в ПФР. Фактически, термин «электронная трудовая книжка» не имеет законодательного пояснения, ее нельзя назвать электронной копией обычной трудовой. Получается, что ИП или ООО передают сведения о сотрудниках в ПФР, где информация хранится в базах данных и доступна для предоставления в формате выписок.

Вот некоторые особенности перехода на электронные трудовые:

  1. Все руководители организаций обязаны были перейти на электронный формат в 2020 году.
  2. Сотрудники имели право выбора: оставлять бумажный вариант книжки или же отказаться от него.
  3. Если специалист решил оставить бумажную версию, работодатель продолжает ее вести, параллельно передавая сведения в ПФР. При отказе работника от бумажного варианта, его ведение прекращается.

дисциплинарные взысканияКакие же преимущества и недостатки имеет переход на новый формат? Прежде всего, работодатели избавляются от бумажной работы. Если трудовая книжка была утрачена, ее не потребуется восстанавливать – все данные уже переданы в ПФР, при необходимости можно затребовать выписку. Раньше при форс-мажорных обстоятельствах, например, пожаре в офисе, где хранились книжки, приходилось затрачивать массы времени на восстановление данных.

Минус новой формы в том, что не все работодатели разобрались, как осуществить переход. Для этого нужно выполнить такие шаги:

  1. Сообщить персоналу о праве выбора – оставить бумажные книжки или отказаться от них.
  2. Не забывать сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.
  3. Внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка.

Это предполагает со стороны руководителя определенные усилия. В то время как относительно работников недостатков нет – они могут по старинке при устройстве на работу требовать стандартного ведения бумажной трудовой или же отказаться от нее.

Очень важно не забывать о переводе, поскольку для организаций и предпринимателей, не успевших это сделать, предусмотрены серьезные штрафы. Для ИП суммы до 5 тысяч рублей, для ООО – до 50 тысяч. Штрафы могут взиматься даже за несданный отчет о трудовой деятельности. Поэтому при любом кадровом изменении не забывайте заполнять и подавать отчетность.